การสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge)
บทนำ
บางท่านอาจจะต้องมีหน้าที่ต้องเตรียมหนังสือเชิญประชุมถึงคนจำนวนมาก
อยู่บ่อย ๆ ท่านอาจจะบอกว่าไม่มีปัญหา ก็ใช้พิมพ์หนังสือเชิญประชุม
ใน Microsoft Word ต้นฉบับ และคัดลอกตัวหนังสือเชิญเท่ากับจำนวน
ผู้ที่เราจะเชิญประชุม และพิมพ์ชื่อผู้ที่ต้องการเชิญประชุม ในแต่ละฉบับ
ก็เรียบร้อยแล้ว หากมีการแก้ไข เช่น เปลี่ยนวันนัดหมายการประชุม
เมื่อท่านเตรียมหนังสือเชิญประชุมถึงทุกคนเสร็จแล้ว ท่านจะต้อง
ทำการแก้ไขทุกฉบับ ซึ่งบางครั้งอาจจะแก้ไขไม่ครบทุกฉบับ
เมื่อส่งหนังสือเชิญประชุมไปแล้ว ผลกระทบที่ตามมาคือ
ผู้เข้าร่วมประชุมมาประชุมคนละวันกัน
ที่แย่ไปกว่านั้นคือการใช้ลายมือเขียนชื่อผู้ที่ต้องการเชิญประชุมซึ่งดูไม่สวยงาม
และไม่เป็นมืออาชีพ
การทำจดหมายเวียนด้วย Microsoft Word
โปรแกรม Microsoft Word มีเครื่องมือที่จะช่วยให้ท่านเตรียมเอกสาร
ที่มีลักษณะเหมือนกัน ทำให้ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานและ
ทรัพยากรอันมีค่าของท่านอย่างคุ้มค่าที่สุด เครื่องมือดังกล่าวคือ
Mail Merge หรือการสร้างจดหมายเวียน ในการทำจดหมายเวียน
ต้องการเอกสาร 2 ส่วนคือ
1. เอกสารหลัก (main document) เป็นแฟ้มที่เก็บเนื้อความหลัก เช่น
จดหมายเชิญประชุม สัญญาโครงการวิจัย เป็นต้น
2. แหล่งข้อมูล (data source) เป็นแฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลที่แปรเปลี่ยน
ไปของเอกสารแต่ละฉบับ เช่น ผู้ที่ต้องการส่งจดหมายเชิญสำหรับจดหมาย
เชิญประชุมหรือ ชื่อผู้วิจัย, ที่อยู่ผู้วิจัย, ชื่อโครงการวิจัย, เงินอุดหนุนวิจัย
เป็นต้น สำหรับสัญญาโครงการวิจัย แหล่งข้อมูลจะอยู่ในรูปของตารางข้อมูล
ซึ่งอาจสร้างมาจาก MS word, Excel, หรือ ฐานข้อมูล อื่นๆ
การผนวกเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูล
เมื่อเตรียมเอกสารหลักและแหล่งข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เปิดไฟล์ของเอกสารหลัก
ไว้แล้วเลือกเมนูTools -> Mail Merge ซึ่งมี 4 ขั้นตอน
1. Main document เลือก Create -> Form Lettersแล้วเลือก Active window
2. Data Source เลือก GetData -> Open Data Sourceแล้วเลือก
ไฟล์ที่เก็บแหล่งข้อมูล
3. Merge the Data with Document เลือก Merge หาก Mail Merge
ไม่พบ Merge field ก็จะให้เราเลือก Edit Document แล้วเลือก Insert field
ตามตำแหน่งที่ต้องการในเอกสารหลัก เมื่อเลือกฟิลด์ที่ต้องการแล้วจะปรากฏ
เครื่องหมาย << >> กั้นแต่ละฟิลด์ผนวก
4.กลับไปเลือก Tools -> Mail Merge อีกครั้งหนึ่ง แล้วเลือก 3 Merge
ก็จะได้เอกสาร Form Letter จำนวนตามที่ต้องการ โดยสามารถ
ผนวกเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูลทั้งหมด หรือ เลือกเฉพาะข้อมูลได้
จาก Records to be merged
ประโยชน์ของการใช้ Mail Merge
เมื่อเราใช้ Mail Merge ในการทำจดหมายเวียน ในการเก็บสำเนาของ
จดหมายเราก็เพียงแต่เก็บเอกสารหลัก และตารางแหล่งข้อมูลไว้อ้างอิงก็
เพียงพอไม่ต้องสำเนาจดหมายทุกฉบับเก็บไว้ นอกจากนั้นแล้วไฟล์แหล่งข้อมูล
เราอาจะใช้เก็บข้อมูลฟิลด์อื่น ๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการ merge แต่ใช้ในงานอื่น เช่น
เก็บหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่เราเชิญประชุม เพื่อการติดต่อ แ
ละยังสามารถดัดแปลงไฟล์แหล่งข้อมูลมาเป็นใบเซ็นชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมได้
สำนักคอมพิวเตอร์จะได้เตรียมแหล่งข้อมูลที่ใช้บ่อย ๆ ของมหาวิทยาลัย เช่น
ตำแหน่งต่าง ๆ ของผู้บริหารมหาวิทยาลัยให้สำหรับผู้ใช้ โปรดติดตามต่อไป
สรุป
การสร้างจดหมายเวียนยังสามารถนำมาใช้ประยุกต์กับงานด้านต่างๆ
ในสำนักงานได้อีกมากมาย เช่น การพิมพ์สัญญาโครงการวิจัยของฝ่ายวิจัย เป็นต้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น